Sikkerhed ved gæsteregistrering

Ved at bruge iReception kan I forbedre jeres virksomheds sikkerhed, mens I håndterer gæster hurtigere og mere effektivt.

Sikkerhedskontrol

Lad sikkerhedsvagten få en sms eller e-mail, når en gæst tjekker ind eller en gæst glemmer at tjekke ud.

Samtykkeerklæringer og sikkerhedsinstruktioner

Lad gæsterne underskrive fx samtykkeerklæringer eller sikkerhedsinstruktioner direkte ved ankomst. Dokumenterne gemmes automatisk.​

Notifikation i tilfælde af en nødsituation

Send en sms til alle besøgende i bygningen på blot få sekunder. Et klik og alle er informeret om hvad de skal gøre hvis bygningen skal evakueres.

Brugerrettigheder

Tildel forskellige rettigheder til medarbejdere i din organisation. Giv fx assistenten adgang til at præregistrere gæster og IT-afdelingen fuld adgang til indstillingerne i iReception.

Sikkerhed i opbevaring af gæsteinformationer

Det er muligt at gemme informationer om jeres gæster, det er naturligvis en procedure I skal have styr på i Jeres virksomhed. ​​
Gruppeankomst
Spar tid ved at uploade informationer om grupper før deres ankomst. Ved ankomst modtager værten kun notifikation ved første og sidste deltager.

Synkroniser liste over medarbejdere

Hold din liste over medarbejdere ajour, ved automatisk synkronisering med Active Directory.
Læs mere om integrationer her.
Tilbagevende gæster
Hvis en gæst besøger virksomheden jævnligt, kan I sende dem et tidsbegrænset adgangskort. Dette kan gæsten gemme på sin smartphone.
Dataminimering
iReception tilbyder en smart måde at minimere data på. Ved at opstille klare regler, kan virksomheden tilpasse deres indtastningsprocedure for at stille forskellige spørgsmål til forskellige profiler af besøgende, fx skelne mellem samarbejdspartnere, kunder eller jobsøgende.
Send evakueringsmeddelelser
I tilfælde af brand eller andre nødsituationer, kan den sikkerhedsansvarlige sende en sms til alle besøgende. Samtidig giver iReception mulighed for at printe en evakueringsliste med navne på alle gæster i bygningen, denne kan herefter videregives til sikkerhedsvagten og indsatslederen.
Forhåndsregistrer egne gæster via Outlook-plugin
Book møder direkte fra iReceptions administrationspanel eller i Outlook. Jeres gæster vil modtage en invitation via e-mail og vil samtidig fremgå på listen over forventede besøgende for den pågældende dag.

Sådan gør du din gæsteregistrering GDPR-kompatibel

Gennem en blanding af eksisterende og nye funktioner hjælper vi dig. Vi tilbyder forskellige indstillinger, der giver dig mulighed for at reagere på GDPR-krav i overensstemmelse med dine behov og kontekst.

Sørg for kun at indsamle klientdata, som du absolut har brug for (dataminimering)

iReception hjælper virksomheder, som gemmer og behandler data, med kun at indsamle de mest nødvendige data. Dette kaldes dataminimering. iReception tilbyder en smart måde at minimere data på. Ved at opstille klare regler, kan virksomheden tilpasse deres indtastningsprocedure for at stille forskellige spørgsmål til forskellige profiler af besøgende, fx skelne mellem samarbejdspartnere, kunder eller jobsøgende.

Når du indsamler dine besøgsdata, spørg om gæstens samtykke og forklar altid hvordan du vil bruge dem

Dine besøgende skal give udtrykkeligt samtykke til at deres oplysninger indsamles, dette kan gøres på flere måder:

Ved at tilføje en sætning i din NDA, kan du informere gæsterne om, hvad virksomheden skal bruge disse data til, og bede dem om at give et udtrykkeligt samtykke ved at underskrive dokumentet inden de tjekker ind. iReception er oversat til +30 forskellige sprog, hvorfor vi kan være behjælpelige med en NDA-skabelon som kunne passe til netop jeres virksomhed.

Når du indsamler dine besøgsdata, spørg om gæstens samtykke og forklar altid hvordan du vil bruge dem

Dine besøgende skal give udtrykkeligt samtykke til at deres oplysninger indsamles, dette kan gøres på flere måder:

Ved at tilføje en sætning i din NDA, kan du informere gæsterne om, hvad virksomheden skal bruge disse data til, og bede dem om at give et udtrykkeligt samtykke ved at underskrive dokumentet inden de tjekker ind. iReception er oversat til +30 forskellige sprog, hvorfor vi kan være behjælpelige med en NDA-skabelon som kunne passe til netop jeres virksomhed.
Sikkerhed gæsteregistreringssystem

Forhåndsregistrer tilbagevendende besøgende

De data, der er lagret i iReception, skal beskyttes i henhold til forskellige besøgendes interesser. På den ene side ønsker nogle besøgende ikke, at deres profil skal gemmes, mens andre besøgende kan have andre holdninger til deres data. Endvidere er nogle virksomheder tilbageholdende med at lade deres brugere få adgang til alle besøgsprofiler.

Netop derfor har iReception integreret funktioner, som imødekommer den besøgendes interesser.
Det drejer sig om forpligtelsen til at beskytte EU-borgeres private data.

Gem ikke besøgsdata længere end nødvendigt

Datalagringsperiode er et vigtigt begreb understreget i EU’s persondataforordning. Det betyder at persondata kun må lagres så længe de er nødvendige – hvorefter de skal slettes.
 
Hvor længe må denne periode være? Der er ikke noget rigtigt svar. Vi har set eksempler fra 1 uge til 1 år.
Det skal blot beskrives i virksomhedens procedurer.
 
Forskellige virksomheder kan have adskillige datalagringsperioder. Selv inden for samme virksomhed kan der være forskellige behov eller krav.

Automatisk sletning af data

iReception giver mulighed for automatisk sletning af data, efter en foruddefineret periode.

Privatliv - Automatisk sletning af gæsteinformationer sikkerhed