Desk booking system til virksomhedens medarbejdere

Gør arbejdspladsen mere fleksibel og effektiv ved hjælp af et desk booking system, hvor jeres medarbejdere nemt kan booke en skrivebordsplads til de kommende arbejdsdage. Den fleksible arbejdsplads styrker både virksomheden og tilfredsheden blandt medarbejderne. 

Ifølge Danmarks Statistik arbejdede 26% af de beskæftigede hjemmefra i 2020. Det er mere end en fordobling fra årene før, og den højeste andel af hjemmearbejde der nogensinde er opgjort hos Danmarks Statistik. Denne rekord ses i lyset af nedlukningen af landet, som følge af Covid-19 pandemien. I undersøgelsen foretaget af Danmarks Statistik ses denne indvirkning også i 2021, hvor mange medarbejdere stadig arbejder hjemmefra. Dette har medført, at flere virksomheder har måtte tænke i optimering af arbejdspladsen, samt tilgodese medarbejdere som har et ønske om en mere fleksibel hverdag.

Kilde: Danmarks Statistik (18. februar 2021) 

Hvordan udnytter jeres virksomhed den fleksible arbejdsplads mest optimalt?

Ved at give jeres medarbejdere muligheden for at booke et skrivebord og udnytte pladsen i kontormiljøerne bedst muligt. 

Det er muligt at registrere jeres lokaler og kontorer i systemet, og tildele en fast skrivebordskapacitet til hvert rum.  

Desk booking funktionen er integreret gennem appen og fungerer som en del af det tilpassede medarbejderflow. Til de medarbejdere, som ikke har mulighed for at bruge appen, er det også muligt at benytte funktionen gennem en webbrowser. 

Jeres medarbejdere kan via en oversigt over bygningen danne sig det fulde overblik over rummene, og se skrivebordskapaciteten i alle rum i realtid. 

De kan klikke ind og se hvor deres kollegaer sidder, samt få det fulde overblik over de ledige skrivebordspladser direkte fra telefonen eller computeren gennem en webbrowser.

Det gør arbejdsopgaver og projekter på tværs af afdelinger nemmere samt øge effektiviteten. I vil kunne sikre at de medarbejdere, som arbejder sammen, kan sidde i nærheden af hinanden.

Desk booking

Samtidig betyder det også, at virksomheden kan spare en omkostning på kontorkvadratmeter. Hvis efterspørgslen på hjemmearbejdspladser fortsætter eller stiger, så er det ikke nødvendigt med store kontormiljøer, som vil stå gabende tomme. Ved at de ansatte kan booke en skrivebordsplads til den nuværende eller de kommende dage, så kan skrivebordskapaciteten mindskes. Det skal dog siges, at funktionen for skrivebordsbooking ikke udelukkende henvender sig til arbejdspladser, som gør brug af hjemmearbejde. Det kan også være et værktøj til at hjælpe jeres medarbejdere med at strukturere deres arbejdsdag bedre. 

Med et max antal på skrivebordskapaciteten kan I indstille det maksimale antal skrivebodspladser, der er til rådighed på kontoret generelt og i de enkelte afdelinger. I forlængelse af dette, er det også muligt at indstille et maksimalt antal af medarbejdere som kan booke et skrivebord og herefter møde op fysisk på kontoret. På baggrund af covid-19 kan denne funktion derfor være et nyttigt værktøj. Da det kan være med til at sikre, at jeres medarbejdere kan møde sikkert op på kontoret når det er nødvendigt, og at der ikke samles for mange mennesker på samme tid. 

Retningslinjer og beskyttelse af personlige oplysninger

Af hensyn til beskyttelse af personlige oplysninger, kan virksomheden vælge at skjule medarbejdernes oplysninger fra reservationsoversigten. Så deres navn ikke dukker op på oversigten over rummene, derimod vil skrivebordet være markeret som optaget. 

Desk booking systemet giver samtidig mulighed for hurtig kontaktopsporing, da det giver et præcist billede af, hvem der har siddet i de samme lokaler samt hvornår. 

Du kan læse mere omkring sikkerhed og opbevaring af personlige oplysninger her