Oversigt med alle gæsteregistreringssystemets funktioner
Her får du det fulde overblik over iReceptions mange funktioner.
Gæsteregistreringssystemet kan sammensættes med forskellige funktioner så det passer til jeres virksomheds behov. Har du spørgsmål til en funktion eller andet på listen, så er du altid velkommen til at ringe til os på +45 70 27 33 33.
Indholdsfortegnelse
Highlightede funktioner
Over appen kan medarbejderne booke et skrivebord til en bestemt dato og tidspunkt, annullere reservationer, tjekke ind og ud, modtage retningslinjer, besvare sundheds- og sikkerhedsspørgeskemaer.
Læs mere omkring funktioner til jeres medarbejdere her.
Invitationer (via dashboard og kalender), kan registrere oplysninger på forhånd for hurtigere indtjekning, brugerdefinerede felter, QR-koder, fotos, underskriv juridiske dokumenter, berøringsfri tjek-ind, information tilgængelige i +33 sprog, gæstekortudskrivning, meddelelser (e-mail, SMS, Slack, Microsoft Teams).
Læs mere omkring funktioner og indstillinger til gæster her.
Opret skræddersyede smart flows til medarbejdere og gæster ved hjælp af en brugerdefineret opsætning med tekst, billeder, videoer og spørgeskemaer (som tilpasser sig ud fra de svar der angives).
SSO og brugerklargøring, Outlook-tilføjelsesprogram, adgangskontrolsystemer (det er muligt at åbne døre og tilkalde elevatorer med personlige og tidsbegrænsede brugeroplysninger), Wi-Fi (gæsten kan automatisk modtage et personlig og tidsbegrænset login ved indtjekning).
Læs mere omkring integrationer her.
iReception indeholder følgende funktioner
Intet max for antal gæster.
Alle medarbejdere kan oprettes som brugere.
Mulighed for at oprette alle jeres medarbejdere som værter.
Jeres medarbejdere kan foretage alle de skrivebordsreservationer, der er brug for.
Intet max for antal af leverancer til virksomheden.
Ubegrænset antal kiosker pr. lokation.
Virksomheder med mere end 500 besøgende om måneden har typisk mere end en iPad i deres reception.
Afhængigt af dine flows kan en indtjekning generere mere end 1 besked f.eks. en tekstpåmindelse til gæsten, en tekstpåmindelse til værten, advarsel til overvågningslisterne eller en fællesbesked til alle i bygningen i tilfælde af en nødsituation.
Medarbejder flow
Over appen kan medarbejderne booke et skrivebord til en bestemt dato og tidspunkt, annullere reservationer, tjekke ind og ud, modtage retningslinjer, besvare sundheds- og sikkerhedsspørgeskemaer. Web-baseret version er også tilgængelig.
Læs mere omkring appen her.
Receptionspersonalet kan tjekke medarbejdere ind manuelt ved hjælp af dashboardet.
Det er kun medarbejdere der er registreret på arbejdspladsen, som kan foretage reservationer og tjekke ind.
Retningslinjer for arbejdspladsen og andre relevante oplysninger kan deles med dine medarbejdere.
Opret et spørgeskema, der kan tilpasses forskelligt til medarbejdere og gæster.
Nægt adgang til medarbejdere eller gæster baseret ud fra deres svar på spørgeskemaet, temperaturmålinger eller hvis det maksimale antal af personer, som må opholde sig i bygningen, er nået.
Kompatibel med flere adgangskontrolsystemer.
Læs mere om mulige integrationer med iReception hér
Skræddersy det sprog, der bruges i dit medarbejder flow.
Skræddersy dine medarbejderreservationer, så de passer til virksomhedens retningslinjer. Du kan f.eks. bestemme det antal dage en reservation skal ske i forvejen, eller hvornår der skal udfyldes et spørgeskema.
Medarbejdere kan tjekke ind med det samme via en iPad, GPS-koordinater, et adgangskontrolsystem eller en temperaturscanner.
Giver mulighed for at kontakte alle, som har været i kontakt med en person inden for en bestemt tidsramme.
Gæstens oplevelse
Send invitationer og påmindelser (e-mail, tekst) til dine gæster om kommende møder, mødeplacering, dato, tidspunkt, besøgsinformationer og QR-koder.
Læs mere om notifikationer ved gæsteregistrering hér
Se de seneste instruktioner, underskriv juridiske dokumenter eller udfyld spørgeskemaer. Flowet kan være forskelligt ud fra om indtjekning sker i kiosken eller gennem forhåndsregistrering.
Gæsten bruger sin egen smartphone til registrering og indtjekning.
Gæster kan vælge mellem 50+ sprog. Standardoversættelser tilbydes og kan redigeres.
Sprog omfatter: arabisk, bulgarsk, kinesisk, kinesisk (Taiwan), kroatisk, tjekkisk, dansk, hollandsk, engelsk, estisk, finsk, fransk, tysk, græsk, ungarsk, italiensk, japansk, koreansk, litauisk, lettisk, norsk, polsk, portugisisk, rumænsk, russisk, slovakisk, slovensk, serbisk, spansk, svensk, thailandsk, tyrkisk og ukrainsk.
Hvis gæsterne ikke har adgang til en smartphone, kan de tjekke ind ved brug af touchskærmen.
Kompatibel med de fleste systemer, der har RADIUS-funktionalitet.
Gæsterne kan modtage tilpassede informationer ved indtjekning f.eks. værtens kontaktoplysninger, mødeplacering eller besøgsinformationer
I en situation, hvor en gæst ikke vælger en vært, får en valgt standardmodtager besked.
Valider vaccinecertifikater eller testresultater, og konfigurer adgangskriterier baseret på gæsternes corona-status (det vil sige, om de har et gyldigt vaccinebevis eller testresultat).
Værtens oplevelse
Vælg gæster, og inviter dem til lokationen. Gæsten modtager en invitation på e-mail med link til forhåndsregistrerings flowet.
Overfør Excel-filer (XLS), og inviter grupper på op til 300 personer.
Værter kan benytte alle dashboard funktionerne som en del af denne integration. Dette inkluderer møder på godkendte placeringer, registrer individuelle gæster eller grupper, tilbagevendende gæster og indsend anmodninger til godkendelse.
Værter kan modtage notifikationer omkring gæstens indtjekning via deres foretrukne kanaler, herunder SMS, e-mail, Slack og Microsoft Teams. Meddelelser kan omfatte oplysninger indsamlet under registreringen eller ved den indgang, som gæsten benyttede.
Læs mere om notifikationer ved gæsteregistrering hér
Værter kan underrette receptionen om deres status f.eks. “jeg er på vej” eller “jeg er for sent på den”.
Værter og assistenter får som standard besked. Værter kan også tilføje andre back-up modtagere efter behov.
Værter får besked, hvis en gæst nægtes adgang på baggrund af deres svar i forhåndsregistrerings flowet.
Læs mere om notifikationer ved gæsteregistrering hér
Værter får besked, når gæsten tjekker ud.
Læs mere om notifikationer ved gæsteregistrering hér
Assistentens oplevelse
Medarbejdere med brugerrettigheder kan indkalde til møder og sende invitationer til gæster på vegne af værten.
Assistenter kan modtage notifikationer via deres foretrukne kanaler, herunder SMS, e-mail, Slack og Microsoft Teams. Meddelelser kan omfatte oplysninger indsamlet under forhåndsregistreringen eller ved den indgang, som gæsten benyttede.
Læs mere om notifikationer ved gæsteregistrering hér
Via integration med software til administration af mødelokaler, f.eks. Condeco, Smartspace Global og Smartway 2.
Læs mere om integrationer hér
Book et skrivebord
Opdel din arbejdsplads i rum, og tildel en fast skrivebordskapacitet til hvert område.
Sæt kapacitetsbegrænsninger for din arbejdsplads som helhed og for individuelle områder.
Medarbejdere kan booke et skrivebord på forhånd gennem appen.
Giv medarbejderne et overblik over arbejdspladsen, og hvor de kan booke et skrivebord.
Gæster modtager en bekræftelse på reservationen med en brugerdefineret meddelelse.
Medarbejdere kan se, hvor deres kollegaer sidder, når de booker.
Reservation af skrivebord fungerer sammen med dine spørgeskemaer, deling af guidelines og andre funktioner.
For at opnå ekstra sikkerhed kan medarbejdernes navne skjules fra reservationsoversigten.
Mødelokalebooking
Gør mødelokalebooking nemmere og mere effektivt med en særligt tilpasset kiosk ved mødelokalerne. Disse skærme kan bruges til booking eller reservering af mødelokalerne, og vil vise hvorvidt lokalet er optaget eller ledigt i realtid.
Dagens reserveringer og bookings vil også vises.
Mødelokale kiosken kan integreres med generiske kalendere, Outlook eller Google kalendere.
Læs mere om integrationer hér
Kiosken har en simpel og brugervenlig brugerflade som kan tilpasses med jeres virksomheds branding, baggrundsbillede og logo, etc.
Parkeringstilladelse
Med et dedikeret flow and kiosk kan systemet håndtere parkeringstilladelser, hurtigt og sikkert, uden fysisk papirarbejde. Enten kontaktløs indtjekning via scanning af QR-kode (fra forhåndsregistrering) eller manuelt ved en dedikeret parkeringskiosk.
Når gæsten eller medarbejderen har fået parkeringstilladelse, vil de modtage kvittering via e-mail eller SMS.
Systemet kan integreres med tredjepartssystemer og derved sikre kompatibilitet med jeres eksisterende parkeringsløsninger.
Læs mere omkring integrationer hér
Administrativt personale kan overvåge og administrere parkeringstilladelser i realtid.
Infoskærme til digital skiltning
Digital skiltning bruges af mange virksomheder på tværs af industrier, til alt fra informationsdeling med ansatte i virksomheden, til menutavler og markedsføringsmateriale til kunder via enten indendørs- eller udendørs skærme og videovægge.
Via vores digitale skiltningsplatform kan dagens besøgende gæster vises på infoskærme placeret strategisk i virksomheden, for at hjælpe værterne bevare overblikket og facilitere kommunikation.
Layoutet kan tilpasses afhængigt af type indhold, f.eks. billeder eller video i fuld skærm, dynamisk indhold (Sociale medier eller websider) eller en kombination af medier via split-screen.
Medieafspilleren er en solid state-enhed som kan tilsluttes enhver skærm via HDMI.</p><p>Afspilleren downloader alt medieindholdet lokalt, således at der sikres ingen nedetid, selv hvis den mister netværksforbindelsen.</p><p>Automatiske opdateringer modtages via skyen.
Indholdet som afspilles på skærme eller videovægge kan planlægges, således at indholdet afhænger af tidspunktet på dagen, eller datoen (f.eks. Jule relaterede indhold fra 1. December)
Indholdet på infoskærmene kan fjernadministreres via en intuitiv webgrænseflade, hvilket gør det muligt at ændre indholdet på skærmene på kort tid.
Dette forhindrer besvær med kabler og komplekse systemer.
Sikkerhedspersonalets oplevelse
Dashboardet viser ind- og udtjekning af gæster og medarbejdere samt oplysninger omkring værter og på leverancer.
Dashboardet bestemmer din virksomheds standardsprog for besøgende og brugermeddelelser og er tilgængeligt på 8 sprog: kinesisk, hollandsk, engelsk, fransk, tysk, italiensk, japansk og spansk.
Brug indstillinger til at administrere grupper med f.eks. kommandoer for at udskrive alle gæstekort på forhånd eller markere en gruppe som tjekket ind.
Dashboardet giver dig mulighed for at underrette flere modtagere, sende påmindelser om ikke-afhentede leverancer, spore leveringsstatus, underrette medarbejdere om indkommende leverancer i tilfælde af, at leverancen ikke er blevet tjekket ind i kiosken.
Se afsnittet Leverancer for mere information.
Tilpas og filtrer kolonner for at fremhæve vigtige oplysninger.
Via dashboardet kan man redigere eller slette besøg, ændre status, udskrive gæstekort og tage billeder.
Skal andre virksomheder have adgang til bygningen f.eks. rengøring eller håndværkere
Modtag en personlig QR-kode som giver adgang til bygningen, på baggrund af svar fra spørgeskemaet, om dokumentation er i orden og andre brugerdefinerede kriterier.
Giv adgang i et bestemt tidsrum eller til et begrænset område.
Truck Delivery management
Lastbil leveringer kan forhåndsregistreres. Chaufføren vil modtage en invitation med en QR-kode eller PIN, og lastbilens registreringsnummer kan sendes til ANPR/LPR kamera for verificering.
Når chaufføren er tjekket ind og verificeret, vil bomme eller døre åbnes automatisk via integration med I/O- eller SMS relæ.
Læs mere om integrationer hér
Chaufføren verificeres med både ANPR/LPR kamera aflæsning af lastbilens registreringsnummer og en QR-kode eller PIN tilsendt chaufføren ved forhåndsregistrering.
Alternativt kan kiosken inkludere en ID kortlæser, så chaufføren kan scanne sit kørekort eller anden form for ID kort, fremfor QR eller PIN.
Læs mere om opbevaring af personlige oplysninger hér eller nedenfor
Chaufføren kan præsenteres for arbejdspladsens retningslinjer, eller juridiske dokumenter (f.eks. NDA) som skal gennemgås og underskrives inden chaufføren kan verificeres og få adgang.
Dette kan også inkludere kort over indleveringsområdet, eller hvilken som helst andet billede, video eller dokument.
Læs mere om opbevaring af personlige oplysninger hér eller nedenfor
Hardware med temperaturkontrol anbefales til kiosker som skal stå udendørs, for at garantere driftssikkerheden.
Udendørs kiosken kan tilpasses med Intercom, kamera, ID kortlæser, m.m. og integreres med adgangssystemer via I/O- eller SMS relæ.
Læs mere omkring integrationer med iReception hér eller nedenfor
Globale funktioner
Kopier alle indstillinger eller bestemte indstillinger fra én lokation til én anden eller flere lokationer.
Klargør automatisk alle brugere globalt. Alloker brugere pr. placering baseret på grupperinger fra adressebogen.
Gruppér lokationer (f.eks. efter region) og saml nøgledata i globale rapporter.
Hold øje med bygningskapaciteten, spidsbelastningsperioder og overholdelse af retningslinjer omkring forhåndsregistrering.
Avancerede funktioner vedrørende sikkerhed
Tilpas flowet gennem forskellige typer felter (f.eks. liste, tekst, dato, ja/nej-spørgsmål) og forskellige indstillinger (f.eks. vis/skjul i kiosk/dashboard, gem under gæstens profil vs. nulstilling ved hvert besøg, gør obligatorisk).
Grupper kan tildeles rettigheder til at godkende eller afvise anmodninger.
Kan indstilles til, at uventede gæster ikke kan behandles via kiosken, og bliver opfordret til at kontakte en medarbejder for at aftale et besøg efterfulgt af registrering og indtjekning.
Få en advarsel, når en gæst matcher en beskrivelse på en intern overvågningsliste. En standard matchende algoritme udløser en meddelelse (SMS, e-mail, dashboard), hvis gæsten oplysninger er identiske eller ligner dem på jeres overvågningslister.
Screene dine gæster for registrering på opdaterede tredjepartslister f.eks. handelslister og sanktionslister.
Gæsten ankommer og får status “on-site” for at angive, at de ikke har fuldført indtjeknings flowet, og dette udløser yderligere sikkerhedskontroller, før værten underrettes om ankomst og indtjekning.
QR-koderne kan deles via invitations- og påmindelsesmails, kan gemmes på mobiltelefonen, udskrives på gæstekort og scannes på kiosken i receptionen.
QR-koder udstedes, når en besøgende gennemfører forhåndsregistrering i overensstemmelse med fastsatte betingelser f.eks. udfyld et spørgeskema eller underskriv et dokument.
Gæsterne kan underskrive juridiske dokumenter (NDA, retningslinjer for sikkerhed, beskyttelse af personlige oplysninger) i kiosken, på deres mobiltelefoner ved indtjekning eller gennem forhåndsregistreringen. Gæsterne kan blive bedt om at underskrive igen efter en bestemt periode og dokumenterne kan gemmes i PDF-format.
Læs mere om opbevaring af personlige oplysninger hér eller nedenfor.
Angiv brugerdefinerede dokumenter til underskrift afhængigt af formålet.
Opret skræddersyede smart-flows til medarbejdere og gæster ved hjælp af brugerdefinerede opsætninger, som kan udfyldes med tekst, billeder, videoer, spørgeskemaer og tilpasser sig baseret på de modtagne svar. Kan bruges til forhåndsregistrering eller under indtjekning via kiosken.
Flere sikkerhedsindstillinger tilgængelige, bl.a. tilladelse af midlertidig adgang, begrænset adgang til området baseret på de registrerede data (f.eks. svar på spørgeskema) og spor gæsternes bevægelser m.m.
Læs mere omkring integrationer hér
Berøringsfri temperaturscanner til at måle temperaturen på ankommende medarbejdere og gæster. Indtjekningen kan tilpasses til at være betinget af personens temperatur.
Inkluderer gæster som ikke dukkede op, gæster som glemte at tjekkede ud eller værter som mangler at blive registreret i systemet.
Overfør data til Excel-format (XLS).
Indeholder tidsstempler for alle ændringer i logbøger, herunder hvem der har foretaget ændringer og hvornår.
Tilgængelig for medarbejdere og gæster
Flere tilgængelige muligheder for udtjekning via kiosken, dashboardet, brugerdefinerede regler, lokalisering, notifikationer til værter og gennem adgangskontrolsystemsintegrationen.
Medarbejdere, gæster og evakueringspersonale har adgang til opdaterede lister over personer, som opholder sig i bygningen.
Send en SMS eller notifikation til alle på stedet med en enkelt kommando.
I tilfælde af mistet forbindelse gemmes medarbejdere og gæster i kiosken og bliver synkroniseret, når forbindelsen er genoprettet.
Beskyttelse af personlige oplysninger (GDPR, CCPA)
Benyt brugerdefinerede felter til at præsentere juridiske dokumenter, fortroligheds- og samtykkeerklæringer.
Slet besøgsdata samlet eller manuelt.
Slet automatisk besøgsdata efter en bestemt tidsperiode. Denne periode kan angives pr. lokation.
Medarbejdernes svar på f.eks. sundhedsspørgeskemaet er ikke synlige for andre brugere. Det er kun administratorer med brugerrettigheder, som kan se disse data.
Telefonnumre og e-mailadresser på tilbagevendende gæster er skjult. Dropdown menu, der viser tilbagevendende gæster, kan skjules fuldstændigt.
Navne på tilbagevendende gæster og værter kan skjules.
Medarbejder- og gæsteadressebogen kan skjules for udvalgte brugere.
Print af gæstekort
Udskriv gæstekort direkte fra kiosken eller dashboardet.
Systemet understøtter de fleste printere (AirPrint og ikke-AirPrint) og indstillinger som sort/hvidt papirkort, farvekort, plastikkort eller kort som udløber efter en bestemt tidsperiode.
Styrk sikkerheden med en lang række tilpasningsmuligheder f.eks. brugerdefinerede felter, oplysninger på besøgende eller værter, virksomhedens logo, kortstørrelse, baggrundsfarver, skrifttype, tema, tekst, billeder, personlige fotos eller færdigdesignede ikoner.
Angiv jeres egne betingelser for, hvornår der ikke skal udskrives gæstekort.
Vis kun de nødvendige oplysninger baseret på formålet med besøget, og fjern det, der ikke er nødvendigt.
Pakkelevering
Leverandøren kan underrette modtageren af pakken direkte fra kiosken.
Brug en kort formular til at give modtageren besked fra dashboardet. I kan også underrette flere medarbejdere på én gang i tilfælde af flere leverancer og tilføje korte kommentarer.
Logbog til søgning efter og administration af leverancer.
Send påmindelser til medarbejdere om leverancer, der mangler at blive hentet.
Funktioner til opsætning af brugere og brugerrettigheder
Hold jeres lister med medarbejdere opdaterede, ved automatisk synkronisering med Active Directory eller manuel overførsel.
Synkronisering i realtid af brugerlisten fra dit bibliotek til dine lokationer.
Tildel forskellige rettigheder til medarbejdere i jeres virksomhed. Bestem hvilke indstillinger brugerne har adgang til ved at oprette og tildele dem til bestemte grupper. Hver gruppe kan indeholde op til 25 rettigheder. Rettigheder kan konfigureres for enkelte eller flere placeringer over hele verdenen.
Login sikkert via din fortrukne integration.
Integrationer
Få adgang til API’en for at kunne tilføje din egen integration.
Integrer dine egne systemer.
Slack, MS Teams, Skype for Business og Webex.
Registrer dine gæster direkte fra en hvilken som helst kalender.
Forhåndsregistrer gæster via vores Outlook-tilføjelsesprogram.
Synkroniser dine brugere med Azure AD, G Suite, LDAP, Okta, OneLogin og SCIM.
Angiv Single Sign on gennem Azure AD, Microsoft AD FS, G Suite, Generic SAML, Okta og OneLogin.
iReception samarbejder med følgende adgangssystemer: Brivo On Air/Access, CEM AC2000, Genea, Genetec, Lenel OnGuard, Nedap AEOS, Openpath, Paxton Net2, S2 Netbox og C-Cure 9000.
Alle gæster, der tjekker ind, vises i Salesforce som en begivenhed.
Send automatisk personlige og tidsbegrænsede Wi-Fi oplysninger til gæster. Kompatibel med Aerohive, Aruba, Cisco ISE, Cisco WLC, Fortigate, Meraki, pfSense og Ubiquiti.
Integreret med Visuel Compliance og screener gæsterne for registrering på opdaterede tredjepartslister f.eks. handelslister og sanktionslister.
Opret automatisk et besøg, når du booker mødelokaler til gæster.
Læs mere omkring booking af mødelokaler hér
Support
Et omfattende online hjælpecenter, der indeholder detaljerede vejledninger, “How to” guides og ofte stillede spørgsmål.
En læringsplatform med “How to” videoer for at sikre, at du får mest muligt ud af iReception.
Et team af fageksperter med hurtig kundeservice.