Oversigt over alle funktioner ​

Her får du det fulde overblik over iReceptions mange funktioner. 

Gæsteregistreringssystemet kan sammensættes så det passer til jeres virksomheds behov. Har du spørgsmål til en funktion på listen, så ring til os på +45 70 27 33 33

Highlights

En app til medarbejderne

Over appen kan medarbejderne booke et mødelokale eller skrivebord til en bestemt dato og tidspunkt, annullere reservationer, tjekke ind og ud, modtage retningslinjer, besvare sundheds- og sikkerhedsspørgeskemaer. 

Læs mere omkring funktioner til jeres medarbejdere her

Flow af gæster

Invitationer (via dashboard og kalender), kan registrere oplysninger på forhånd for hurtigere indtjekning, brugerdefinerede felter, QR-koder, fotos, underskriv juridiske dokumenter, berøringsfri tjek-ind, information tilgængelige i +33 sprog, gæstekortudskrivning, meddelelser (e-mail, SMS, Slack, Microsoft Teams). 

Læs mere omkring funktioner og indstillinger til gæster her

Unikke flows til medarbejdere og gæster

Opret skræddersyede smart flows til medarbejdere og gæster ved hjælp af en brugerdefineret opsætning med tekst, billeder, videoer og spørgeskemaer (som tilpasser sig ud fra de svar der angives).

Dashboard til receptions-, sikkerheds- og administrerende personale

Logbøger over gæster, medarbejdere og leverancer. Eksporter brugerlister, brugerrettigheder, indstillinger for flere lokationer,
evakueringslister og rapportering.

Avanceret sikkerhed, tryghed og beskyttelse af personlige oplysninger

Godkendelse af gæster, automatisk verifikation ved hjælp af ansigtsgenkendelse, interne og eksterne overvågningslister, temperaturscanning og automatisk sletning af data.

Læs mere omkring sikkerhedsindstillinger her

Integrationer

SSO og brugerklargøring, Outlook-tilføjelsesprogram, adgangskontrolsystemer (det er muligt at åbne døre og tilkalde elevatorer med personlige og tidsbegrænsede brugeroplysninger), Wi-Fi (modtager automatisk et personlig og tidsbegrænset login ved indtjekning).

Læs mere omkring integrationer her

iReception indeholder

Ubegrænset antal gæster

Intet max for antal gæster. 

Ubegrænset antal medarbejdere

Alle medarbejdere kan oprettes som brugere. 

Ubegrænset antal værter

Mulighed for at oprette alle jeres medarbejdere som værter.

Ubegrænset antal skrivebordsreservationer​

Jeres medarbejdere kan foretage alle de skrivebordsreservationer, der er brug for. 

Ubegrænsede leverancer

Intet max for antal af leverancer til virksomheden. 

Ubegrænset antal tilknyttede kiosker

Virksomheder med mere end 500 besøgende om måneden har typisk mere end en iPad i deres reception. 

Ubegrænset SMS

Afhængigt af dine flows kan en indtjekning generere mere end 1 besked f.eks. en tekstpåmindelse til gæsten, en tekstpåmindelse til værten, advarsel til overvågningslisterne eller en fællesbesked til alle i bygningen i tilfælde af en nødsituation.

Medarbejder flow

Alt samlet i en app til medarbejderne

Over appen kan medarbejderne booke et mødelokale eller skrivebord til en bestemt dato og tidspunkt, annullere reservationer, tjekke ind og ud, modtage retningslinjer, besvare sundheds- og sikkerhedsspørgeskemaer. Læs mere omkring appen her

Tjek ind uden appen ved hjælp af dashboardet

Receptionspersonalet kan tjekke medarbejdere ind manuelt ved hjælp af dashboardet.

Bestem, hvem der kan foretage reservationer

Det er kun medarbejdere der er registreret på arbejdspladsen, som kan foretage reservationer og tjekke ind. 

Del retningslinjer ved hjælp af tekst, billeder og videoer

Retningslinjer for arbejdspladsen og andre relevante oplysninger kan deles med dine medarbejdere.

Book skriveborde

Dine medarbejdere kan booke et skrivebord eller et mødelokale.

Stil spørgsmål

Opret et spørgeskema, der kan tilpasses forskelligt til medarbejdere og gæster.

Nægt adgang baseret på brugerdefinerede regler

Nægt adgang til medarbejdere eller gæster baseret ud fra deres svar på spørgeskemaet, temperaturmålinger eller hvis det maksimale antal af personer, som må opholde sig i bygningen, er nået.

Åbn døre ved hjælp af appen

Kompatibel med flere adgangskontrolsystemer.

Brugerdefinerede meddelelser

Skræddersy det sprog, der bruges i dit medarbejder flow.

Beskyt følsomme data

Svar fra spørgeskemaet er ikke synligt for andre medarbejdere. Det er kun administratorer med adgangsrettigheder, der har adgang til oplysningerne.

Se og administrer reservationer af skriveborde og mødelokaler

Se hvem der forventes på hvilke dage, og administrer reservationer.

Fastsæt regler for reservation

Skræddersy dine medarbejderreservationer, så de passer til virksomhedens retningslinjer. Du kan f.eks. bestemme det antal dage en reservation skal ske i forvejen, eller hvornår der skal udfyldes et spørgeskema.

Tjek ind på stedet

Medarbejdere kan tjekke ind med det samme via en iPad, GPS-koordinater, et adgangskontrolsystem eller en temperaturscanner.

Kontaktopsporing

Giver mulighed for at kontakte alle, som har været i kontakt med en person inden for en bestemt tidsramme.

Book et skrivebord

Opdel din arbejdsplads

Opdel din arbejdsplads i rum, og tildel en fast skrivebordskapacitet til hvert område.

Fleksibel kapacitetsstyring på arbejdspladsen

Sæt kapacitetsbegrænsninger for din arbejdsplads som helhed og for individuelle områder.

Book et skrivebord på forhånd

Medarbejdere kan booke et skrivebord på forhånd gennem appen.

Se en plan over arbejdspladsen

Giv medarbejderne et overblik over arbejdspladsen, og hvor de kan booke et skrivebord.

Bekræftelse på reservation

Gæster modtager en bekræftelse på reservationen med en brugerdefineret meddelelse.

Se, hvem der sidder hvor

Medarbejdere kan se, hvor deres kollegaer sidder, når de booker.

Inkluderet i medarbejder flowet

Reservation af skrivebord fungerer sammen med dine spørgeskemaer, deling af guidelines og andre funktioner.

Privat reservation af skrivebord

For at opnå ekstra sikkerhed kan medarbejdernes navne skjules fra reservationsoversigten.

Gæstens oplevelse

Modtag informationer og påmindelser før besøg

Send invitationer og påmindelser (e-mail, tekst) til dine gæster om kommende møder, mødeplacering, dato, tidspunkt, besøgsinformationer og QR-koder.

Besvar spørgsmål forud for ankomst

Se de seneste instruktioner, underskriv juridiske dokumenter eller udfyld spørgeskemaer. Flowet kan være forskelligt ud fra om indtjekning sker i kiosken eller gennem forhåndsregistrering.

Berøringsfri tjek-ind til tilbagevendende gæster

Gem og autoudfyld oplysninger for hurtigere indtjekning næste gang.  Læs mere om opbevaring af personlige oplysninger.

Berøringsfri registrering for uventede gæster

Gæsten bruger sin egen smartphone til registrering og indtjekning. 

Vælg mellem +33 sprog

Gæster kan vælge mellem +33 sprog. Standardoversættelser tilbydes og kan redigeres. Sprog omfatter: arabisk, bulgarsk, kinesisk, kinesisk (Taiwan), kroatisk, tjekkisk, dansk, hollandsk, engelsk, estisk, finsk, fransk, tysk, græsk, ungarsk, italiensk, japansk, koreansk, litauisk, lettisk, norsk, polsk, portugisisk, rumænsk, russisk, slovakisk, slovensk, serbisk, spansk, svensk, thailandsk, tyrkisk og ukrainsk.

Tjek ind ved hjælp af kiosken

Hvis gæsterne ikke har adgang til en smartphone, kan de tjekke ind ved brug af touchskærmen.

Modtag personlige og tidsbegrænsede WiFi-brugeroplysninger

Kompatibel med de fleste systemer, der har RADIUS-funktionalitet. Flere detaljer i afsnittet omkring Integrationer.

Modtag brugerdefinerede oplysninger via e-mail ved indtjekning

Gæsterne kan modtage tilpassede informationer ved indtjekning f.eks. værtens kontaktoplysninger, mødeplacering eller besøgsinformationer

Gæster, der ikke er knyttet til en vært, sendes til en standardmodtager

I en situation, hvor en gæst ikke vælger en vært, får en valgt standardmodtager besked.

Værtens oplevelse

Nemt at forhåndsregistrere gæster

Vælg gæster, og inviter dem til lokationen. Gæsten modtager en invitation på e-mail med link til forhåndsregistrerings flowet. 

Nemt at forhåndsregistrere grupper

Overfør Excel-filer (XLS), og inviter grupper på op til 300 personer.

Benyt adressebogen til hurtig gen-indtjekning af gæster
Forhåndsregistrer gæster direkte fra en hvilken som helst kalender
Opret og administrer en personlig adressebog

Forhåndsregistrer gæster via tilføjelsesprogrammet Microsoft Outlook

Værter kan benytte alle dashboard funktionerne som en del af denne integration. Dette inkluderer møder på godkendte placeringer, registrer individuelle gæster eller grupper, tilbagevendende gæster og indsend anmodninger til godkendelse.

Modtag notifikationer omkring indtjekning

Værter kan modtage notifikationer omkring gæstens indtjekning via deres foretrukne kanaler, herunder SMS, e-mail, Slack og Microsoft Teams. Meddelelser kan omfatte oplysninger indsamlet under registreringen eller ved den indgang, som gæsten benyttede.

Giv receptionen besked om status

Værter kan underrette receptionen om deres status f.eks. “jeg er på vej” eller “jeg er for sent på den”.

Bestem hvem der modtager beskeder

Værter og assistenter får som standard besked. Værter kan også tilføje andre back-up modtagere efter behov.

Modtag notifikation, hvis gæsten nægtes adgang før et besøg

Værter får besked, hvis en gæst nægtes adgang på baggrund af deres svar i forhåndsregistrerings flowet.

Modtag notifikation, når gæsten tjekker ud

Værter får besked, når gæsten tjekker ud. 

Assistentens oplevelse

Opret møder eller inviter gæster på vegne af værter

Medarbejdere med brugerrettigheder kan indkalde til møder og sende invitationer til gæster på vegne af værten. 

Modtag beskeder

Assistenter kan modtage notifikationer via deres foretrukne kanaler, herunder SMS, e-mail, Slack og Microsoft Teams. Meddelelser kan omfatte oplysninger indsamlet under forhåndsregistreringen eller ved den indgang, som gæsten benyttede.

Opret automatisk et møde ved booking af mødelokale

Via integration med software til administration af mødelokaler, f.eks. Condeco, Smartspace Global og Smartway 2.

Sikkerhedspersonalets oplevelse

Overvåg indtjekning af gæster og leverancer i realtid

Dashboardet viser ind- og udtjekning af gæster og medarbejdere samt oplysninger omkring værter og på leverancer.

Dashboardet er tilgængeligt på 8 sprog

Dashboardet bestemmer din virksomheds standardsprog for besøgende og brugermeddelelser og er tilgængeligt på 8 sprog: kinesisk, hollandsk, engelsk, fransk, tysk, italiensk, japansk og spansk.

Administrer grupper af gæster

Brug indstillinger til at administrere grupper med f.eks. kommandoer for at udskrive alle gæstekort på forhånd eller markere en gruppe som tjekket ind.

Administrer leverancer

Dashboardet giver dig mulighed for at underrette flere modtagere, sende påmindelser om ikke-afhentede leverancer, spore leveringsstatus, underrette medarbejdere om indkommende leverancer i tilfælde af, at leverancen ikke er blevet tjekket ind i kiosken. Se afsnittet Leverancer for mere information.

Tilpas logbøger

Tilpas og filtrer kolonner for at fremhæve vigtige oplysninger.

Udfør en handling fra dashboardet

Via dashboardet kan man redigere eller slette besøg, ændre status, udskrive gæstekort og tage billeder.

Skal andre virksomheder have adgang til bygningen f.eks. rengøring eller håndværkere

Åbn døre via QR-koder

Modtag en personlig QR-kode som giver adgang til bygningen, afhængigt af svar fra spørgeskemaet, om dokumentation er i orden og andre brugerdefinerede kriterier.

Tidsbegrænset QR-kode

Giv adgang i et bestemt tidsrum eller et begrænset område.

Overfør og gem dokumentation og billeder

Mulighed for at overføre og gemme dokumenter og billeder direkte på dashboardet.

Globale funktioner

Administrer og kopier indstillinger på tværs af lokationer globalt

Kopier alle indstillinger eller bestemte indstillinger fra én lokation til én anden eller flere lokationer.

Administrer brugeropsætning globalt

Klargør automatisk alle brugere globalt. Alloker brugere pr. placering baseret på grupperinger fra adressebogen.

Avanceret analyse

Gruppér lokationer (f.eks. efter region) og saml nøgledata i globale rapporter.

Få indsigt via automatisk generede grafer

Hold øje med bygningskapaciteten, spidsbelastningsperioder og overholdelse af retningslinjer omkring forhåndsregistrering.

Avanceret sikkerhed

Opret brugerdefinerede felter og spørgsmål

Tilpas flowet gennem forskellige typer felter (f.eks. liste, tekst, dato, ja/nej-spørgsmål) og forskellige indstillinger (f.eks. vis/skjul i kiosk/dashboard, gem under gæstens profil vs. nulstilling ved hvert besøg, gør obligatorisk).

Kræv intern godkendelse, før værter sender invitationer til gæster

Grupper kan tildeles rettigheder til at godkende eller afvise anmodninger.

Obligatorisk forhåndsregistrering

Kan indstilles til, at uventede gæster ikke kan behandles via kiosken, og bliver opfordret til at kontakte en medarbejder for at aftale et besøg efterfulgt af registrering og indtjekning. 

Arbejder sammen med interne overvågningslister

Få en advarsel, når en gæst matcher en beskrivelse på en intern overvågningsliste. En standard matchende algoritme udløser en meddelelse (SMS, e-mail, dashboard), hvis gæsten oplysninger er identiske eller ligner dem på jeres overvågningslister.

Arbejder sammen med tredjepartslister

Screene dine gæster for registrering på opdaterede tredjepartslister f.eks. handelslister og sanktionslister.

Opret obligatorisk adgangskontrol ved ankomst

Gæsten ankommer og får status “on-site” for at angive, at de ikke har fuldført indtjeknings flowet, og dette udløser yderligere sikkerhedskontroller, før værten underrettes om ankomst og indtjekning.

Opret unikke QR-koder

QR-koderne kan deles via invitations- og påmindelsesmails, kan gemmes på mobiltelefonen, udskrives på gæstekort og scannes på kiosken i receptionen.

Tilpas så QR-koderne kun kan benyttes af gæster, som overholder fastsatte betingelser

QR-koder udstedes, når en besøgende gennemfører forhåndsregistrering i overensstemmelse med fastsatte betingelser f.eks. udfyld et spørgeskema eller underskriv et dokument.

Underskriv juridiske dokumenter

Gæsterne kan underskrive juridiske dokumenter (NDA, retningslinjer for sikkerhed, beskyttelse af personlige oplysninger) i kiosken, på deres mobiltelefoner ved indtjekning eller gennem forhåndsregistreringen. Gæsterne kan blive bedt om at underskrive igen efter en bestemt periode og dokumenterne kan gemmes i PDF-format.

Tilpas juridiske dokumenter ud fra formålet med besøget

Angiv brugerdefinerede dokumenter til underskrift afhængigt af formålet.

Gem underskrevne dokumenter i skyen

Upload automatisk underskrevne aftaler til: Box, Dropbox, Egnyte, Google Drive eller OneDrive.

Tag et billede af gæsten

Tag billeder i kiosken ved ankomsten eller før ankomst. Udskriv billederne på gæstekort, og vedhæft dem i notifikationer for at gøre identifikation nemmere.

Unikke smart-flows til medarbejdere og gæster

Opret skræddersyede smart-flows til medarbejdere og gæster ved hjælp af brugerdefinerede opsætninger, som kan udfyldes med tekst, billeder, videoer, spørgeskemaer og tilpasser sig baseret på de modtagne svar. Kan bruges til forhåndsregistrering eller under indtjekning via kiosken.

Bekræft identitet med identifikationsdokumenter

Scan gæstens navn fra deres identifikationsdokument og bekræft identitet gennem ansigtsgenkendelse. Foregår gennem selvbetjening fra kiosken og uden manuel indgriben.

Integrer med jeres adgangskontrolsystemer

Flere sikkerhedsindstillinger tilgængelige, bl.a. tilladelse af midlertidig adgang, begrænset adgang til området baseret på de registrerede data (f.eks. svar på spørgeskema) og spor gæsternes bevægelser m.m.

Temperaturscanning for både medarbejdere og gæster

Berøringsfri temperaturscanner til at måle temperaturen på ankommende medarbejdere og gæster. Indtjekningen kan tilpasses til at være betinget af personens temperatur.


Daglige oversigter

Inkluderer gæster som ikke dukkede op, gæster som glemte at tjekkede ud eller værter som mangler at blive registreret i systemet.

Eksporter medarbejder- og besøgslogfiler

Overfør data til Excel-format (XLS).

Revisionsspor

Indeholder tidsstempler for alle ændringer i logbøger, herunder hvem der har foretaget ændringer og hvornår.

Generer nødlister

Tilgængelig for medarbejdere og gæster

Sikre opdateret data til nødlisten

Flere tilgængelige muligheder for udtjekning via kiosken, dashboardet, brugerdefinerede regler, lokalisering, notifikationer til værter og gennem adgangskontrolsystemsintegrationen.

Afkrydsningslister til navneopråb i nødsituationer

Medarbejdere, gæster og evakueringspersonale har adgang til opdaterede lister over personer, som opholder sig i bygningen. 

Send en advarsel til alle i tilfælde af nødsituation

Send en SMS eller notifikation til alle på stedet med en enkelt kommando.

Offline tilstand

I tilfælde af mistet forbindelse gemmes medarbejdere og gæster i kiosken og bliver synkroniseret, når forbindelsen er genoprettet.

Beskyttelse af personlige oplysninger (GDPR, CCPA)

Juridiske dokumenter

Benyt brugerdefinerede felter til at  præsentere juridiske dokumenter, fortroligheds- og samtykkeerklæringer.

Slet større mængder data

Slet besøgsdata samlet eller manuelt.

Automatisk sletning

Slet automatisk besøgsdata efter en bestemt tidsperiode. Denne periode kan angives pr. lokation.

Skjul medarbejdersvar

Medarbejdernes svar på f.eks. sundhedsspørgeskemaet er ikke synlige for andre brugere. Det er kun administratorer med brugerrettigheder, som kan se disse data.

Skjul personlige kontaktoplysninger i kiosken

Telefonnumre og e-mailadresser på tilbagevendende gæster er skjult. Dropdown menu, der viser tilbagevendende gæster, kan skjules fuldstændigt.

Skjul navne i kiosken

Navne på tilbagevendende gæster og værter kan skjules.

Skjul adressebogen for dashboardbrugerne

Medarbejder- og gæsteadressebogen kan skjules for udvalgte brugere.

Print af gæstekort

Udskriv overalt

Udskriv gæstekort direkte fra kiosken eller dashboardet.

Udskriv på de fleste printere

Systemet understøtter de fleste printere (AirPrint og ikke-AirPrint) og indstillinger som sort/hvidt papirkort, farvekort, plastikkort eller kort som udløber efter en bestemt tidsperiode.

Vælg mellem 6 skabeloner, som kan tilpasses
Skab trygge rammer med brugerdefinerede gæstekort

Styrk sikkerheden med en lang række tilpasningsmuligheder f.eks. brugerdefinerede felter, oplysninger på besøgende eller værter, virksomhedens logo, kortstørrelse, baggrundsfarver, skrifttype, tema, tekst, billeder, personlige fotos eller færdigdesignede ikoner.

Betinget udskrivning

Angiv jeres egne betingelser for, hvornår der ikke skal udskrives gæstekort. 

Brugerdefineret layout

Vis kun de nødvendige oplysninger baseret på formålet med besøget, og fjern det, der ikke er nødvendigt.

Pakkelevering

Giv medarbejderne besked fra kiosken

Leverandøren kan underrette modtageren af pakken direkte fra kiosken.

Giv medarbejderen besked fra dashboardet

Brug en kort formular til at give modtageren besked fra dashboardet. I kan også underrette flere medarbejdere på én gang i tilfælde af flere leverancer og tilføje korte kommentarer.

Hold styr på leverancer

Logbog til søgning efter og administration af leverancer.

Send påmindelser

Send påmindelser til medarbejdere om leverancer, der mangler at blive hentet.

Opsætning af brugere og brugerrettigheder

Overfør lister med medarbejdere

Hold jeres lister med medarbejdere opdaterede, ved automatisk synkronisering med Active Directory eller manuel overførsel. 

Opsætning af brugere (UP)

Synkronisering i realtid af brugerlisten fra dit bibliotek til dine lokationer.

Brugerrettigheder

Tildel forskellige rettigheder til medarbejdere i jeres virksomhed. Bestem hvilke indstillinger brugerne har adgang til ved at oprette og tildele dem til bestemte grupper. Hver gruppe kan indeholde op til 25 rettigheder. Rettigheder kan konfigureres for enkelte eller flere placeringer over hele verdenen.

Single Sign on (SSO)

Login sikkert via din fortrukne integration. 

Integrationer

API

Få adgang til API’en for at kunne tilføje din egen integration.

Webhooks

Integrer dine egne systemer. 

Meddelelsesplatforme

Slack, MS Teams, Skype for Business og Webex.

Generiske kalendere

Registrer dine gæster direkte fra en hvilken som helst kalender.

Outlook-tilføjelsesprogram

Forhåndsregistrer gæster via vores Outlook-tilføjelsesprogram.

Opbevaring af filer

Gem juridiske dokumenter i OneDrive, Dropbox, Egnyte, Box og Google Drive.

Opsætning af brugere (UP)

Synkroniser dine brugere med Azure AD, G Suite, LDAP, Okta, OneLogin og SCIM.

Single Sign On (SSO)

Angiv Single Sign on gennem Azure AD, Microsoft AD FS, G Suite, Generic SAML, Okta og OneLogin.

Adgangskontrolsystemer

iReception samarbejder med følgende adgangssystemer: Brivo On Air/Access, CEM AC2000, Genea, Genetec, Lenel OnGuard, Nedap AEOS, Openpath, Paxton Net2, S2 Netbox og C-Cure 9000.

Kan integreres med Salesforce

Alle gæster, der tjekker ind, vises i Salesforce som en begivenhed.

Wi-Fi brugeroplysninger

Send automatisk personlige og tidsbegrænsede Wi-Fi oplysninger til gæster. Kompatibel med Aerohive, Aruba, Cisco ISE, Cisco WLC, Fortigate, Meraki, pfSense og Ubiquiti.

Tredjepartslister

Integreret med Visuel Compliance og screener gæsterne for registrering på opdaterede tredjepartslister f.eks. handelslister og sanktionslister.

Administration af mødelokaler

Opret automatisk et besøg, når du booker mødelokaler til gæster.

Support

Hjælpecenter

Et omfattende online hjælpecenter, der indeholder detaljerede vejledninger, “How to” guides og ofte stillede spørgsmål.

Online akademi

En læringsplatform med “How to” videoer for at sikre, at du får mest muligt ud af iReception.

Online support

Et team af fageksperter med hurtig kundeservice.

Vil du vide mere?