Oversigt med alle gæsteregistreringssystemets funktioner
Her får du det fulde overblik over iReceptions mange funktioner.
Gæsteregistreringssystemet kan sammensættes så det passer til jeres virksomheds behov. Har du spørgsmål til en funktion eller andet på listen, så er du altid velkommen til at ringe til os på +45 70 27 33 33.
Highlights
En app til medarbejderne
Over appen kan medarbejderne booke et skrivebord til en bestemt dato og tidspunkt, annullere reservationer, tjekke ind og ud, modtage retningslinjer, besvare sundheds- og sikkerhedsspørgeskemaer.
Læs mere omkring funktioner til jeres medarbejdere her.
Flow af gæster
Invitationer (via dashboard og kalender), kan registrere oplysninger på forhånd for hurtigere indtjekning, brugerdefinerede felter, QR-koder, fotos, underskriv juridiske dokumenter, berøringsfri tjek-ind, information tilgængelige i +33 sprog, gæstekortudskrivning, meddelelser (e-mail, SMS, Slack, Microsoft Teams).
Læs mere omkring funktioner og indstillinger til gæster her.
Unikke flows til medarbejdere og gæster
Opret skræddersyede smart flows til medarbejdere og gæster ved hjælp af en brugerdefineret opsætning med tekst, billeder, videoer og spørgeskemaer (som tilpasser sig ud fra de svar der angives).
Dashboard til receptions-, sikkerheds- og administrerende personale
Logbøger over gæster, medarbejdere og leverancer. Eksporter brugerlister, brugerrettigheder, indstillinger for flere lokationer,
evakueringslister og rapportering.
Avanceret sikkerhed, tryghed og beskyttelse af personlige oplysninger
Godkendelse af gæster, automatisk verifikation ved hjælp af ansigtsgenkendelse, interne og eksterne overvågningslister, temperaturscanning og automatisk sletning af data.
Læs mere omkring sikkerhedsindstillinger her.
Integrationer
SSO og brugerklargøring, Outlook-tilføjelsesprogram, adgangskontrolsystemer (det er muligt at åbne døre og tilkalde elevatorer med personlige og tidsbegrænsede brugeroplysninger), Wi-Fi (gæsten kan automatisk modtage et personlig og tidsbegrænset login ved indtjekning).
Læs mere omkring integrationer her.
iReception indeholder
Ubegrænset antal gæster
Intet max for antal gæster.
Ubegrænset antal medarbejdere
Alle medarbejdere kan oprettes som brugere.
Ubegrænset antal værter
Mulighed for at oprette alle jeres medarbejdere som værter.
Ubegrænset antal skrivebordsreservationer
Jeres medarbejdere kan foretage alle de skrivebordsreservationer, der er brug for.
Ubegrænsede leverancer
Intet max for antal af leverancer til virksomheden.
Ubegrænset antal tilknyttede kiosker
Virksomheder med mere end 500 besøgende om måneden har typisk mere end en iPad i deres reception.
Ubegrænset SMS
Afhængigt af dine flows kan en indtjekning generere mere end 1 besked f.eks. en tekstpåmindelse til gæsten, en tekstpåmindelse til værten, advarsel til overvågningslisterne eller en fællesbesked til alle i bygningen i tilfælde af en nødsituation.
Medarbejder flow
Alt samlet i en app til medarbejderne
Over appen kan medarbejderne booke et skrivebord til en bestemt dato og tidspunkt, annullere reservationer, tjekke ind og ud, modtage retningslinjer, besvare sundheds- og sikkerhedsspørgeskemaer. Web-baseret version er også tilgængelig. Læs mere omkring appen her.
Tjek ind uden appen ved hjælp af dashboardet
Receptionspersonalet kan tjekke medarbejdere ind manuelt ved hjælp af dashboardet.
Bestem, hvem der kan foretage reservationer
Det er kun medarbejdere der er registreret på arbejdspladsen, som kan foretage reservationer og tjekke ind.
Del retningslinjer ved hjælp af tekst, billeder og videoer
Retningslinjer for arbejdspladsen og andre relevante oplysninger kan deles med dine medarbejdere.
Book skriveborde
Dine medarbejdere kan booke et skrivebord.
Stil spørgsmål
Opret et spørgeskema, der kan tilpasses forskelligt til medarbejdere og gæster.
Nægt adgang baseret på brugerdefinerede regler
Nægt adgang til medarbejdere eller gæster baseret ud fra deres svar på spørgeskemaet, temperaturmålinger eller hvis det maksimale antal af personer, som må opholde sig i bygningen, er nået.
Åbn døre ved hjælp af appen
Kompatibel med flere adgangskontrolsystemer.
Brugerdefinerede meddelelser
Skræddersy det sprog, der bruges i dit medarbejder flow.
Beskyt følsomme data
Svar fra spørgeskemaet er ikke synligt for andre medarbejdere. Det er kun administratorer med adgangsrettigheder, der har adgang til oplysningerne.
Se og administrer reservationer af skriveborde
Se hvem der forventes på hvilke dage, og administrer reservationer.
Fastsæt regler for reservation
Skræddersy dine medarbejderreservationer, så de passer til virksomhedens retningslinjer. Du kan f.eks. bestemme det antal dage en reservation skal ske i forvejen, eller hvornår der skal udfyldes et spørgeskema.
Tjek ind på stedet
Medarbejdere kan tjekke ind med det samme via en iPad, GPS-koordinater, et adgangskontrolsystem eller en temperaturscanner.
Kontaktopsporing
Giver mulighed for at kontakte alle, som har været i kontakt med en person inden for en bestemt tidsramme.
Book et skrivebord
Opdel din arbejdsplads
Opdel din arbejdsplads i rum, og tildel en fast skrivebordskapacitet til hvert område.
Fleksibel kapacitetsstyring på arbejdspladsen
Sæt kapacitetsbegrænsninger for din arbejdsplads som helhed og for individuelle områder.
Book et skrivebord på forhånd
Medarbejdere kan booke et skrivebord på forhånd gennem appen.
Se en plan over arbejdspladsen
Giv medarbejderne et overblik over arbejdspladsen, og hvor de kan booke et skrivebord.
Bekræftelse på reservation
Gæster modtager en bekræftelse på reservationen med en brugerdefineret meddelelse.
Se, hvem der sidder hvor
Medarbejdere kan se, hvor deres kollegaer sidder, når de booker.
Inkluderet i medarbejder flowet
Reservation af skrivebord fungerer sammen med dine spørgeskemaer, deling af guidelines og andre funktioner.
Privat reservation af skrivebord
For at opnå ekstra sikkerhed kan medarbejdernes navne skjules fra reservationsoversigten.
Gæstens oplevelse
Modtag informationer og påmindelser før besøg
Send invitationer og påmindelser (e-mail, tekst) til dine gæster om kommende møder, mødeplacering, dato, tidspunkt, besøgsinformationer og QR-koder.
Besvar spørgsmål forud for ankomst
Se de seneste instruktioner, underskriv juridiske dokumenter eller udfyld spørgeskemaer. Flowet kan være forskelligt ud fra om indtjekning sker i kiosken eller gennem forhåndsregistrering.
Berøringsfri tjek-ind til tilbagevendende gæster
Gem og autoudfyld oplysninger for hurtigere indtjekning næste gang. Læs mere om opbevaring af personlige oplysninger.
Berøringsfri registrering for uventede gæster
Gæsten bruger sin egen smartphone til registrering og indtjekning.
Vælg mellem +33 sprog
Gæster kan vælge mellem +33 sprog. Standardoversættelser tilbydes og kan redigeres. Sprog omfatter: arabisk, bulgarsk, kinesisk, kinesisk (Taiwan), kroatisk, tjekkisk, dansk, hollandsk, engelsk, estisk, finsk, fransk, tysk, græsk, ungarsk, italiensk, japansk, koreansk, litauisk, lettisk, norsk, polsk, portugisisk, rumænsk, russisk, slovakisk, slovensk, serbisk, spansk, svensk, thailandsk, tyrkisk og ukrainsk.
Tjek ind ved hjælp af kiosken
Hvis gæsterne ikke har adgang til en smartphone, kan de tjekke ind ved brug af touchskærmen.
Modtag personlige og tidsbegrænsede WiFi-brugeroplysninger
Kompatibel med de fleste systemer, der har RADIUS-funktionalitet. Flere detaljer i afsnittet omkring Integrationer.
Modtag brugerdefinerede oplysninger via e-mail ved indtjekning
Gæsterne kan modtage tilpassede informationer ved indtjekning f.eks. værtens kontaktoplysninger, mødeplacering eller besøgsinformationer
Gæster, der ikke er knyttet til en vært, sendes til en standardmodtager
I en situation, hvor en gæst ikke vælger en vært, får en valgt standardmodtager besked.
Covid-19 compliance
Valider vaccinecertifikater eller testresultater, og konfigurer adgangskriterier baseret på gæsternes corona-status (det vil sige, om de har et gyldigt vaccinebevis eller testresultat).
Værtens oplevelse
Nemt at forhåndsregistrere gæster
Vælg gæster, og inviter dem til lokationen. Gæsten modtager en invitation på e-mail med link til forhåndsregistrerings flowet.
Nemt at forhåndsregistrere grupper
Overfør Excel-filer (XLS), og inviter grupper på op til 300 personer.
Benyt adressebogen til hurtig gen-indtjekning af gæster
Forhåndsregistrer gæster direkte fra en hvilken som helst kalender
Opret og administrer en personlig adressebog
Forhåndsregistrer gæster via tilføjelsesprogrammet Microsoft Outlook
Værter kan benytte alle dashboard funktionerne som en del af denne integration. Dette inkluderer møder på godkendte placeringer, registrer individuelle gæster eller grupper, tilbagevendende gæster og indsend anmodninger til godkendelse.
Modtag notifikationer omkring indtjekning
Værter kan modtage notifikationer omkring gæstens indtjekning via deres foretrukne kanaler, herunder SMS, e-mail, Slack og Microsoft Teams. Meddelelser kan omfatte oplysninger indsamlet under registreringen eller ved den indgang, som gæsten benyttede.
Giv receptionen besked om status
Værter kan underrette receptionen om deres status f.eks. “jeg er på vej” eller “jeg er for sent på den”.
Bestem hvem der modtager beskeder
Værter og assistenter får som standard besked. Værter kan også tilføje andre back-up modtagere efter behov.
Modtag notifikation, hvis gæsten nægtes adgang før et besøg
Værter får besked, hvis en gæst nægtes adgang på baggrund af deres svar i forhåndsregistrerings flowet.
Modtag notifikation, når gæsten tjekker ud
Værter får besked, når gæsten tjekker ud.
Assistentens oplevelse
Opret møder eller inviter gæster på vegne af værter
Medarbejdere med brugerrettigheder kan indkalde til møder og sende invitationer til gæster på vegne af værten.
Modtag beskeder
Assistenter kan modtage notifikationer via deres foretrukne kanaler, herunder SMS, e-mail, Slack og Microsoft Teams. Meddelelser kan omfatte oplysninger indsamlet under forhåndsregistreringen eller ved den indgang, som gæsten benyttede.
Opret automatisk et besøg ved booking af mødelokale
Via integration med software til administration af mødelokaler, f.eks. Condeco, Smartspace Global og Smartway 2.
Sikkerhedspersonalets oplevelse
Overvåg indtjekning af gæster og leverancer i realtid
Dashboardet viser ind- og udtjekning af gæster og medarbejdere samt oplysninger omkring værter og på leverancer.
Dashboardet er tilgængeligt på 8 sprog
Dashboardet bestemmer din virksomheds standardsprog for besøgende og brugermeddelelser og er tilgængeligt på 8 sprog: kinesisk, hollandsk, engelsk, fransk, tysk, italiensk, japansk og spansk.
Administrer grupper af gæster
Brug indstillinger til at administrere grupper med f.eks. kommandoer for at udskrive alle gæstekort på forhånd eller markere en gruppe som tjekket ind.
Administrer leverancer
Dashboardet giver dig mulighed for at underrette flere modtagere, sende påmindelser om ikke-afhentede leverancer, spore leveringsstatus, underrette medarbejdere om indkommende leverancer i tilfælde af, at leverancen ikke er blevet tjekket ind i kiosken. Se afsnittet Leverancer for mere information.
Tilpas logbøger
Tilpas og filtrer kolonner for at fremhæve vigtige oplysninger.
Udfør alle handlinger fra dashboardet
Via dashboardet kan man redigere eller slette besøg, ændre status, udskrive gæstekort og tage billeder.
Skal andre virksomheder have adgang til bygningen f.eks. rengøring eller håndværkere
Åbn døre via QR-koder
Modtag en personlig QR-kode som giver adgang til bygningen, på baggrund af svar fra spørgeskemaet, om dokumentation er i orden og andre brugerdefinerede kriterier.
Tidsbegrænset QR-kode
Giv adgang i et bestemt tidsrum eller til et begrænset område.
Overfør og gem dokumentation og billeder
Mulighed for at overføre og gemme dokumenter og billeder direkte på dashboardet.
Globale funktioner
Administrer og kopier indstillinger på tværs af lokationer globalt
Kopier alle indstillinger eller bestemte indstillinger fra én lokation til én anden eller flere lokationer.
Administrer brugeropsætning globalt
Klargør automatisk alle brugere globalt. Alloker brugere pr. placering baseret på grupperinger fra adressebogen.
Avanceret analyse
Gruppér lokationer (f.eks. efter region) og saml nøgledata i globale rapporter.
Få indsigt via automatisk generede grafer
Hold øje med bygningskapaciteten, spidsbelastningsperioder og overholdelse af retningslinjer omkring forhåndsregistrering.
Avanceret sikkerhed
Opret brugerdefinerede felter og spørgsmål
Tilpas flowet gennem forskellige typer felter (f.eks. liste, tekst, dato, ja/nej-spørgsmål) og forskellige indstillinger (f.eks. vis/skjul i kiosk/dashboard, gem under gæstens profil vs. nulstilling ved hvert besøg, gør obligatorisk).
Kræv intern godkendelse, før værter sender invitationer til gæster
Grupper kan tildeles rettigheder til at godkende eller afvise anmodninger.
Obligatorisk forhåndsregistrering
Kan indstilles til, at uventede gæster ikke kan behandles via kiosken, og bliver opfordret til at kontakte en medarbejder for at aftale et besøg efterfulgt af registrering og indtjekning.
Arbejder sammen med interne overvågningslister
Få en advarsel, når en gæst matcher en beskrivelse på en intern overvågningsliste. En standard matchende algoritme udløser en meddelelse (SMS, e-mail, dashboard), hvis gæsten oplysninger er identiske eller ligner dem på jeres overvågningslister.
Arbejder sammen med tredjepartslister
Screene dine gæster for registrering på opdaterede tredjepartslister f.eks. handelslister og sanktionslister.
Opret obligatorisk adgangskontrol ved ankomst
Gæsten ankommer og får status “on-site” for at angive, at de ikke har fuldført indtjeknings flowet, og dette udløser yderligere sikkerhedskontroller, før værten underrettes om ankomst og indtjekning.
Opret unikke QR-koder
QR-koderne kan deles via invitations- og påmindelsesmails, kan gemmes på mobiltelefonen, udskrives på gæstekort og scannes på kiosken i receptionen.
Tilpas så QR-koderne kun kan benyttes af gæster, som overholder fastsatte betingelser
QR-koder udstedes, når en besøgende gennemfører forhåndsregistrering i overensstemmelse med fastsatte betingelser f.eks. udfyld et spørgeskema eller underskriv et dokument.
Underskriv juridiske dokumenter
Gæsterne kan underskrive juridiske dokumenter (NDA, retningslinjer for sikkerhed, beskyttelse af personlige oplysninger) i kiosken, på deres mobiltelefoner ved indtjekning eller gennem forhåndsregistreringen. Gæsterne kan blive bedt om at underskrive igen efter en bestemt periode og dokumenterne kan gemmes i PDF-format.
Tilpas juridiske dokumenter ud fra formålet med besøget
Angiv brugerdefinerede dokumenter til underskrift afhængigt af formålet.
Gem underskrevne dokumenter i skyen
Upload automatisk underskrevne aftaler til: Box, Dropbox, Egnyte, Google Drive eller OneDrive.
Tag et billede af gæsten
Tag billeder i kiosken ved ankomsten eller før ankomst. Udskriv billederne på gæstekort, og vedhæft dem i notifikationer for at gøre identifikation nemmere.
Unikke smart-flows til medarbejdere og gæster
Opret skræddersyede smart-flows til medarbejdere og gæster ved hjælp af brugerdefinerede opsætninger, som kan udfyldes med tekst, billeder, videoer, spørgeskemaer og tilpasser sig baseret på de modtagne svar. Kan bruges til forhåndsregistrering eller under indtjekning via kiosken.
Bekræft identitet med identifikationsdokumenter
Scan gæstens navn fra deres identifikationsdokument og bekræft identitet gennem ansigtsgenkendelse. Foregår gennem selvbetjening fra kiosken og uden manuel indgriben.
Integrer med jeres adgangskontrolsystemer
Flere sikkerhedsindstillinger tilgængelige, bl.a. tilladelse af midlertidig adgang, begrænset adgang til området baseret på de registrerede data (f.eks. svar på spørgeskema) og spor gæsternes bevægelser m.m.
Temperaturscanning for både medarbejdere og gæster
Berøringsfri temperaturscanner til at måle temperaturen på ankommende medarbejdere og gæster. Indtjekningen kan tilpasses til at være betinget af personens temperatur.
Daglige oversigter
Inkluderer gæster som ikke dukkede op, gæster som glemte at tjekkede ud eller værter som mangler at blive registreret i systemet.
Eksporter medarbejder- og besøgslogfiler
Overfør data til Excel-format (XLS).
Revisionsspor
Indeholder tidsstempler for alle ændringer i logbøger, herunder hvem der har foretaget ændringer og hvornår.
Generer nødlister
Tilgængelig for medarbejdere og gæster
Sikre opdateret data til nødlisten
Flere tilgængelige muligheder for udtjekning via kiosken, dashboardet, brugerdefinerede regler, lokalisering, notifikationer til værter og gennem adgangskontrolsystemsintegrationen.
Afkrydsningslister til navneopråb i nødsituationer
Medarbejdere, gæster og evakueringspersonale har adgang til opdaterede lister over personer, som opholder sig i bygningen.
Send en advarsel til alle i tilfælde af nødsituation
Send en SMS eller notifikation til alle på stedet med en enkelt kommando.
Offline tilstand
I tilfælde af mistet forbindelse gemmes medarbejdere og gæster i kiosken og bliver synkroniseret, når forbindelsen er genoprettet.
Beskyttelse af personlige oplysninger (GDPR, CCPA)
Juridiske dokumenter
Benyt brugerdefinerede felter til at præsentere juridiske dokumenter, fortroligheds- og samtykkeerklæringer.
Slet større mængder data
Slet besøgsdata samlet eller manuelt.
Automatisk sletning
Slet automatisk besøgsdata efter en bestemt tidsperiode. Denne periode kan angives pr. lokation.
Skjul medarbejdersvar
Medarbejdernes svar på f.eks. sundhedsspørgeskemaet er ikke synlige for andre brugere. Det er kun administratorer med brugerrettigheder, som kan se disse data.
Skjul personlige kontaktoplysninger i kiosken
Telefonnumre og e-mailadresser på tilbagevendende gæster er skjult. Dropdown menu, der viser tilbagevendende gæster, kan skjules fuldstændigt.
Skjul navne i kiosken
Navne på tilbagevendende gæster og værter kan skjules.
Skjul adressebogen for dashboardbrugerne
Medarbejder- og gæsteadressebogen kan skjules for udvalgte brugere.
Print af gæstekort
Udskriv overalt
Udskriv gæstekort direkte fra kiosken eller dashboardet.
Udskriv på de fleste printere
Systemet understøtter de fleste printere (AirPrint og ikke-AirPrint) og indstillinger som sort/hvidt papirkort, farvekort, plastikkort eller kort som udløber efter en bestemt tidsperiode.
Vælg mellem 6 skabeloner, som kan tilpasses
Skab trygge rammer med brugerdefinerede gæstekort
Styrk sikkerheden med en lang række tilpasningsmuligheder f.eks. brugerdefinerede felter, oplysninger på besøgende eller værter, virksomhedens logo, kortstørrelse, baggrundsfarver, skrifttype, tema, tekst, billeder, personlige fotos eller færdigdesignede ikoner.
Betinget udskrivning
Angiv jeres egne betingelser for, hvornår der ikke skal udskrives gæstekort.
Brugerdefineret layout
Vis kun de nødvendige oplysninger baseret på formålet med besøget, og fjern det, der ikke er nødvendigt.
Pakkelevering
Giv medarbejderne besked fra kiosken
Leverandøren kan underrette modtageren af pakken direkte fra kiosken.
Giv medarbejderen besked fra dashboardet
Brug en kort formular til at give modtageren besked fra dashboardet. I kan også underrette flere medarbejdere på én gang i tilfælde af flere leverancer og tilføje korte kommentarer.
Hold styr på leverancer
Logbog til søgning efter og administration af leverancer.
Send påmindelser
Send påmindelser til medarbejdere om leverancer, der mangler at blive hentet.
Opsætning af brugere og brugerrettigheder
Overfør lister med medarbejdere
Hold jeres lister med medarbejdere opdaterede, ved automatisk synkronisering med Active Directory eller manuel overførsel.
Opsætning af brugere (UP)
Synkronisering i realtid af brugerlisten fra dit bibliotek til dine lokationer.
Brugerrettigheder
Tildel forskellige rettigheder til medarbejdere i jeres virksomhed. Bestem hvilke indstillinger brugerne har adgang til ved at oprette og tildele dem til bestemte grupper. Hver gruppe kan indeholde op til 25 rettigheder. Rettigheder kan konfigureres for enkelte eller flere placeringer over hele verdenen.
Single Sign on (SSO)
Login sikkert via din fortrukne integration.
Integrationer
API
Få adgang til API’en for at kunne tilføje din egen integration.
Webhooks
Integrer dine egne systemer.
Meddelelsesplatforme
Slack, MS Teams, Skype for Business og Webex.
Generiske kalendere
Registrer dine gæster direkte fra en hvilken som helst kalender.
Outlook-tilføjelsesprogram
Forhåndsregistrer gæster via vores Outlook-tilføjelsesprogram.
Opbevaring af filer
Gem juridiske dokumenter i OneDrive, Dropbox, Egnyte, Box og Google Drive.
Opsætning af brugere (UP)
Synkroniser dine brugere med Azure AD, G Suite, LDAP, Okta, OneLogin og SCIM.
Single Sign On (SSO)
Angiv Single Sign on gennem Azure AD, Microsoft AD FS, G Suite, Generic SAML, Okta og OneLogin.
Adgangskontrolsystemer
iReception samarbejder med følgende adgangssystemer: Brivo On Air/Access, CEM AC2000, Genea, Genetec, Lenel OnGuard, Nedap AEOS, Openpath, Paxton Net2, S2 Netbox og C-Cure 9000.
Kan integreres med Salesforce
Alle gæster, der tjekker ind, vises i Salesforce som en begivenhed.
Wi-Fi brugeroplysninger
Send automatisk personlige og tidsbegrænsede Wi-Fi oplysninger til gæster. Kompatibel med Aerohive, Aruba, Cisco ISE, Cisco WLC, Fortigate, Meraki, pfSense og Ubiquiti.
Tredjepartslister
Integreret med Visuel Compliance og screener gæsterne for registrering på opdaterede tredjepartslister f.eks. handelslister og sanktionslister.
Administration af mødelokaler
Opret automatisk et besøg, når du booker mødelokaler til gæster.
Support
Hjælpecenter
Et omfattende online hjælpecenter, der indeholder detaljerede vejledninger, “How to” guides og ofte stillede spørgsmål.
Online akademi
En læringsplatform med “How to” videoer for at sikre, at du får mest muligt ud af iReception.
Online support
Et team af fageksperter med hurtig kundeservice.
